Sistematik Seçim Tekniği
Yöntemde denetlenecek birimler önceden saptanmış belirli aralıklar ile seçim yapılır. Örneğin; denetlenecek hesap sayısı 800 ve toplam birim sayısı 4000 ise ( 4000/800=50) her 50. hesap incelemeye alınacaktır. yani ilk inceleme birinci hesap ise bundan sonra denetlenecek birimler 51, 101, 151, ... 751, 801.'dir.
Kısa zamanda seçme olanağı tanıyan yönetimin eleştiri alan yönü de vardır. Eğer aynı nitelikte olan ve belli aralıkta bulunan hesaplar varsa ve belirlenen sayı bu hesaba karşılık gelirse istenilen amaca ulaşılamaz. Dolayısıyla genelde pek kullanılmaz.
Özel Seçim Teknikleri
a-) Tabakalara Göre Seçim
Denetlenecek büyük küme daha küçük ve homojen kümelere bölünür. Her küme ayrı bağımsız bir küme olarak ele alınır ve ayrı ayrı test edilir. test edildikten sonra tabakaların örneklee sonuçları bir araya getirilirek genel bir sonuca ulaşılmaya çalışılır.
Tabakalara ayırmada birimler arası benzer özellikler aranmalıdır. Ne kadar çok tabakalama yapılırsa sonuç o derece doğru olur. Ancak maliyet çok artar.
b) Kümelere Göre Seçim
Denetlenecek birimler birbirine benzer birimlerden oluşan alt gruplar oluşturulur. Bu gruplar arasında basit tesadüfi veya sistematik olarak seçim yapılır. Örneğin; denetlenen işletmenin 2500 hesap kartı var ise ve denetçinin 250 hesap incelemesinin gerektiğini kabul edelim. 2500 hesap kartı 100 gruba ayrılmış olsun, o halde( 2500/100=25) bir grupta 25 hesap bulunmaktadır. Denetçi gelişigüzel 10 tane hesap grubunu seçer. Bu 10 grup hesabın incelenmesi ana yığın için bir fikir oluşturur. Ucuz ve kolay bir tekniktir. Ancak güvenilir sonuç elde etme olasılığı düşüktür.
c) Kademeli Seçim
Ana yığın kademeli olarak gruplandırılır. her kademe tesadüfi seçim yapılarak sonuca ulaşılmaya çalışılır. Örneğin; bir işletmenin alacak hesabı 15.000.- TL'yi aştığı ve müşteri hesaplarını alfabetik olarak ve her biri 100 hesaptan meydana gelen 1500 defterden tutulduğunu kabul edelim. Denetçi 1. kademede 1500 defterden 500 defter seçer. 2.kademede 500 defterden 150 defter, 3. kademede ise 50 defter seçer.
Kademe sayısının artması muhasebe denetiminde uygun değildir. Genelde iki kademe kullanılır. tercih edilen bir yöntem değildir.
İstatistiki Örnekleme Yöntemleri
İstatistiki örnekleme yöntemleri başlıca iki ana yöntemde incelenir.
- Niteliklerine göre örnekleme yöntemleri
- Niceliklerine göre örnekleme yöntemleri
Niteliklerine Göre Örnekleme Yöntemleri
Nitel hataların arandığı denetim türüdür. Kabul örneklemesi, keşif örneklemesi, tahmin örneklemesi olmak üzere üç başlık altında incelenir.
a) Kabul Örneklemesi
Denetçinin bir örnekte bulunduğu hata sayısına göre denetlenen kütleyi kabul etme veya reddetme esasına dayanır. Yığın içinden tesadüfi olarak seçilen örnekte az hata varsa denetim konusunu denetçi hatasız kabul edebilir. Hata sayısının belirlenmesi yine denetçiye kalmıştır. Denetçi için az hata 5 ise 5 ve azı durumunda yığın için hatasız raporu verilebilir.
Yöntemin en çok eleştiri alan kısmı hata sayısının belirlenmesidir. Hata sayısı yenilgilere neden olabilmektedir.
b) Keşif Örneklemesi
Yığının belirli bir özelliği varsa bu özelliğin belirli bir güvenlik ortamında en az bir kere ortaya çıkmasına olanak verilecek bir örnek büyüklüğü belirlenir. Yığının büyüklüğü, güvenlik derecesi ve tekrar oranlarına göre örnek büyüklüğünü belirten tablolar düzenlenir. Denetçi ayrıntılı hesaplara girmeden tablolar yardımıyla en az bir hatanın ortaya çıkmasına olanak veren örnek büyüklüğünü hesaplar.
Özellikle muhasebe kayıt ve işlemlerini ekonomik olarak denetlemede çok kullanılır. Genellikle küçük örnek büyüklüğü gerektirir. Hata rastlandığı an inceleme durdurulur ve ana kütle reddedilir. Dolayısıyla zaman ve maliyet tasarrufu sağlar. Bazı sakıncalarını da beraberinde getirir. Bunlar:
- Kabul edilecek maksimum hata oranı
- Örnekteki hata oranı ana kütle için zaman zaman ölçü olmaz
- Hataların parasal tutarları
Keşif örneklemesine denetçiler genelde ön inceleme aracı kullanırlar.
c) Tahmin Örneklemesi
Seçilen bir örnekten elde edilen bilgiler yardımıyla yığın özelliklerini önceden tahmin edilen hatalar payında tahmin etme yöntemidir.
Niceliklerine Göre Örnekleme Yöntemleri
Muhasebe süresinde nicel hata olarak para, ağırlık, uzunluk gbi birimlerde yapılan hatalar konu edilir.
Denetimde en çok üzerinde durulan hata parasal hatalardır. Parasal hatalar genelde iki şekilde ortaya çıkar.
- Tutarlarının olduğundan yüksek gösterilmesidir.
- Tutarlarının olduğundan düşük gösterilmesidir.
Niceliklerine göre örnekleme yöntemlerinde Niceliklere Göre Tahmin örneklemesi ve Parasal birim örneklemesi olmak üzere iki ana gruba ayrılmaktadır.
a) Niceliklerine Göre Tahmin Örneklemesi
Ana kütleden örnek kütleler belirlenir. Örnek kütlelerden biri seçilir. Seçilen örnekten elde edilen bilgilere göre ana kütleye ait ortalama ve toplam değerler belirli olasılıklar dahilinde tahmin edilir.
Niceliklerine göre tahmin örneklemesi üç biçimde uygulanır.
- Doğrudan doğruya tahmin yöntemi,
- Farklara göre tahmin yöntemi,
- Oranlara göre tahmin yöntemi.
Yöntem muhasebe yığınlarındaki parasal hataların tahmin edilmesi ve denetlenmesinde çokça kullanılan bir yöntemdir. Ancak yine de bazı aksaklıklar söz konusu olabilmektedir. Kısaca sıralarsak;
- Denetimin etkin olabilmesi için geniş bir tabakalaştırma oluşturmalıdır. Bu da maliyeti arttırır.
- Normal dağılıma dayanıma dayanır. Muhasebe yığınlarında normal dağılım sırasında parasal hataların ortaya çıkma olasılığının çok küçük olması nedeniyle yanıltıcı olabilir.
- Standart sapma hesaplaması çok güçtür.
- Mali tablolarda her hesap bir yığın olarak kabul görüleceğinden çok zaman alır ve deneticiye net bir fikir verilmez.
b) Parasal Tahmin Örneklemesi
İlk defa 1961 yılında A.B.D 'de Haskins and Sells Co isimli muhasebe firması tarafından ortaya atılmıştır. Yöntem son 10 yıl içinde A.B.D. Kanada ve İngiltere'deki istatistik ve muhasebe uzmanlarınca çeşitli amaçlarda kullanılmak üzere geliştirilmiştir.
Yöntemin uygulanacağı ana kütle parasal tutarlardır. ( hesap bakiyesi, satış tutarı, mizan toplamı vb.) Denetçi ilk önce denetlenen birimlerin genel toplamını alır. Yani birimlerinin toplamlarının sağlaması yapılır.
Yöntemde birim hesap, ücret fişi, fatura vb. fiziki birimler değil, dolar, TL, vb. parasal birimlerdir.
Örneğin; toplam tutarı 25.000- TL olan ve 200 müşteri hesabı varsa seçilebilecek birim sayısı 200 değil, 25.000. birimdir. Yani her lira örnekleme birimi olmaktadır. Dolayısıyla ana kütle büyüklüğü 25.000 birimdir.
Denetçi herhangi bir lirayı seçtiğinde doğrudan o lirayı incelemez. Bu lirayı oluşturan fiziki birimi inceler. Seçilen her birim lira, bu lirayı içinde barındıran hesap, fiş veya fatura vb. fiziki birimleri kullanmak için bir olta vazifesini görürler.
Yöntem her bir hesabın seçilme olasılığı ile bu hesabın bakiyesi arasında doğrusal bir ilişki üzerine kurulmuştur. Dolayısıyla büyük bakiyeli hesaplarda parasal hata olasılığının küçük bakiyeli hesaplara oranla daha yüksek olduğu belirtilebilinir.
Denetlenecek birimler böylece tabakalandırılmış olmalıdır. Bu özellik yöntemi, yığınlarda görülen çarpıklığı gidermesi nedeniyle özel bir üstünlük sağlamaktadır. Diğer üstünlükleri sıralasak;
- Yöntem geleneksel denetim metodolojisini izler,
- Yöntem teknik olarak çok kolaydır,
- Örnek büyüklüğü diğer yöntemlerden daha küçüktür,
- Tüm muhasebe verileri kullanılabilir.
Yöntemin üstünlüklerine karşı eleştiri alan yönleri de vardır. Kısaca ifade edersek,
- Yöntem belli bir teoriye dayandırılamamıştır.
- Sıfır bakiyeli değerleri ve küçük gösterme hatalarını ele almaktan zayıftır.
- Tutucudur. Kabul edilebilecek bir çok veriyi red edebilir.
- Denetlenen kütlenin toplam değerini ve gerekli düzeltmelerin tutarını tahmin etme olanağı yoktur.
DENETİM PROGRAMLARI
Denetçi, delillerin türünü, tekniklerini ve tekniklerin kapsamını belirler. Daha sonra denetim çalışmalarını ne zaman ve kimler yardımıyla uygulanacağını tespit eder. Deneti kararları bazen denetçinin kafasında belirleneceği gibi yazılı olarak da yapılabilir. İşte bu kararların ayrıntılı dökümüne denetim programı denir.
