Hesap Analiz Cetvelleri
Özellikle büyük defter hesaplarının denetiminde kullanılır. Hata düzeltmelerini defter üzerinde değil cetvel üzerinde yapar. Kullanılışı şöyledir: Bir hesap cetveli hazırlanır. Hesabın borç ve alacak kalanı vermesine göre önce borçlandırmalar sonra da alacaklandırmalar alt alta kaydedilerek liste hazırlanır. Böylece büyük defter kaydı kalanına ulaşılır.
....................... Hesabı Analiz Cetveli
|
Dönem başı mevcudu
|
.............................
|
Dönem içi kayıtları
|
...........................
|
|
Dönem içi kayıtları
|
.............................
|
“ “ “
|
...........................
|
|
“ “ “
|
.............................
|
“ “ “
|
...........................
|
|
“ “ “
|
............................
|
“ “ “
|
...........................
|
|
TOPLAM
|
............................
|
TOPLAM
|
...........................
|
|
Düzeltmeler
|
............................
|
Düzeltmeler
|
...........................
|
|
“
|
............................
|
“
|
...........................
|
|
“
|
............................
|
“
|
...........................
|
|
Düzeltme Toplamı
|
............................
|
Düzeltme Toplamı
|
...........................
|
|
Düzeltilmiş Toplam
|
............................
|
Düzeltilmiş Toplam
|
...........................
|
|
|
|
|
|
Çalışma Mizanı
İşletmenin dönem sonu envanter kayıtları ve büyük defter kayıtlarının tamamlanıp karşılaştırmalarının yapıldığı bir özet kontrol cetvelidir. Denetçinin yapmış olduğu düzeltmeler mizan sütunlarında yer alır. Çalışma mizanından yararlanılarak bilanço ve gelir tablosu hazırlanır.
Listeler
Denetçi dönem sonunda hesabın kalanını oluşturacak unsurların bir listesini hazırlar. Listede yer alan unsurların gerçekten mevcut olup olmadığını fiziki inceleme ve sayım yaparak araştırır ve sonuçları listeden izler.
Çalışma Kağıtlarının hazırlanmasındaki Amaçlar
Çalışma kâğıtları şu amaçla hazırlanır;
a) Denetçi görüşlerini kanıtlamak ister
b) İç kontrol sisteminin kontrol edilmesine yardımcı olur.
c) Savunma aracıdır.
d) Daha sonra gelecek dönemlere rehber olmak
e) Denetim raporunun temelidir.
İÇ KONTROL SİSTEMİ
İç Kontrol
İşletme içi işlemlerin yürütülmesi sırasında devletçe, işletme ve sektörce bir takım kuralların yerine getirilip getirilmediğinin kontrolü işletme yönetimine aittir. Bilindiği üzere yönetim bu sorumluluğunu iç denetçiler ve bağımsız denetçiler ile yerine getirir.
İç denetçilerinin temel görevi tepe yönetimi tarafından belirlenmiş yönerge ve kurallara ne derece uygun davranıldığının, yönetim kararlarına esas olacak çeşitli raporların doğru, zamanında ve eksiksiz olarak hazırlandığının kontrolüdür.
Bağımsız denetçiler de iç denetçiler gibi aynı amaçlara hizmet eder. Yani sistemin işlevliği hakkında görüş bildirir, eksikleri ve neler yapılması gerektiğini rapor eder.
İç kontrol sistemi üzerine yapılan 1949 tarihli Denetim Yordamları Komitesinin raporu ile çalışmadır. Raporda iç kontrol, örgütün planı ile işletmenin varlıklarını korumak, muhasebe bilgilerinin doğruluğunu ve güvenirliğini araştırmak, faaliyetlerin verimliliğini arttırmak, saptanmış yönetim politikalarına bağlılığı özendirmek amacıyla kabul edilen ve uygulamaya konulan tüm önlem ve yöntemleri içerir. Bu tanımın bu sözcüğe (iç kontrol) verilen anlamdan daha geniş olduğu kabul edilebilir. İç kontrol sisteminin muhasebe ve finansal bölümlerin işlevleri ile doğrudan ilgili birçok konuları aşan bir anlam taşımaktadır
Denetim Yordamları Komitesinin 1958 yılı ekim ayı raporunda iç kontrolü iki kısma ayırarak muhasebe ve yönetsel kontrolleri tanımlamaya çalışmıştır.
a) Muhasebe kontrolleri örgütün plan, varlıkların korunması ve finansal kayıtların güvenirliği ile doğrudan ilgili tüm yöntem ve yordamları kapsar. Bu kontroller genel olarak, yetkilendirme ve onaylama; Kayıt tutma ve muhasebe raporlarının hazırlanması ile ilgili görevlerin, faaliyetler ve varlıkların korunması, varlıklar üzerindeki fiziki kontroller ve iç denetim ile ilgili görevlerden açıkça ayrılması şeklindeki kontrol önlemlerini içerir.
b) Yönetsel kontroller, örgütün planı, faaliyetleri verimliliği ve yönetim politikalarına bağlılıkla ilgili tüm yöntem ve yordamları kapsar. Yönetsel kontroller finansal kayıtlarla sadece dolaylı olarak ilgilidir. Yönetsel kontroller genel olarak istatistiki analizler, zaman ve hareket araştırmaları, başarı raporları, iş gören eğitim raporları ve kalite kontrolleri gibi kontrolleri kapsar.
Yine Denetçi Yordamları Komitesi 1963 yılı Aralık ayında yayınladığı 33 numaralı bildiri ile sağlam esaslara dayandırılmıştır. "Bağımsız denetçi asıl olarak muhasebe kontrolü ile ilgilidir. Genel olarak muhasebe kontrolleri doğrudan doğruya ve önemli ölçüde finansal kayıtların güvenirliği ile ilgilidir ve denetçinin bir değerlendirme yapmasını gerektirir. Yönetsel kontroller ise finansal kayıtlarla sadece dolaylı olarak ilgilidir ve bir değerlendirme yapılmasını gerektirmez. Bağımsız denetçinin belirli yönetsel kontrollerin finansal kayıtların güvenirliliği üzerinde önemli bir etkiye sahip bulunduğunu hissettiği hallerde ise denetçinin bu tür kontrolleri de değerleme gereksimini duyması doğaldır."
-Yönetsel Kontrol: Örgütün planını, yönetimin onayını ve yetki aktarmasını gerektiren çeşitli karar işlemleri ile ilgili her türlü yordam ve kayıtları içerir.
-Muhasebe Kontrolü: İşletmenin genel ve özel yöntemlerine uygun olarak, genel muhasebe standartlarına uygun yapılıp yapılmadığını kapsar.
Yönetsel Kontrol
İşletmeyi, yönetim politikasına uygun faaliyetler ile çalıştıran, verimliliği arttıran kontroller yapılmasıdır. İyi bir Yönetsel Kontrol Sisteminin kurulup işletilmesi sırasında beklenen 4 amaç vardır.
a) Güvenilir bilgi sağlama
b) İşletme varlıklarının ve kayıtlarının korunması
c) Verimliliğin arttırılması
d) Belirlenmiş politikalara bağlılığı özendirme
Muhasebe Kontrol
Varlıkların korunması ve finansal kayıtların güvenirliği ile ilgili iç kontrollerdir. Başlıca 3 unsur tarafından belirlenir.
a) Varlıkların korunması
b) Finansal kayıtların güvenirliği
c) Kıymet hareketleri
Muhasebe Kontrollerinin Temel Unsurları
Bir işletmeyi tasarlayan, kuran, işletilmesini ve denetimini sağlayan gerçek veya tüzel kişilerdir. İşte bu kişilerden işletme yönetiminde bulunan kişiler işletmenin yaşaması için direkt olarak sorumludurlar. Yönetimde bulunanlar işletmede ne üretilecek, ne kadar üretilecek, kim, kaç kişi üretecek, nasıl çalışacak gibi sorulara cevap arar ve işletme içinde süregelen faaliyetlerin aksamamasına dikkat eder. Ancak yinede bu görevi kendileri zaman zaman yerine getiremeyeceklerinden iç denetçilik gibi bir sistemden yararlanarak yönetimde sorumluluk gibi önemli bir unsuru kapatmaya çalışırlar.
Muhasebede kontrolün diğer bir unsuru olarak işletme sisteminin yeterince güvence vermesidir. Örneğin; bir bankanın herhangi bir soyguna karşılık güvenlik merkezi ile iletişiminin bulunması veya tam rekabet piyasa koşullarında üretim firması olarak görev yapan işletmenin başabaş noktasını çok iyi hesaplaması,herhangi rekabet anında mücadele gücünün varlığını bilmesi gerekir. Kısacası işletme kendi sistemine güvenilir olması diğer bir unsurdur.
Yukarıda belirttiğimiz gibi işletmenin yaşamını devam ettirebilmesi, rekabet edebilmesi için yeniliğe açık, sürekli bilgi iletişiminde ve tüm bilgilerin muhasebe organizasyonu içerisinde olması, yani işletme içinde bilgi işleme yöntemlerinin bulunması diğer bir unsurdur.
Olağan unsurların yanında denetleme sistemini kısıtlayan faktörler de diğer bir unsurdur. Burada sözünü edebileceğimiz en önemli faktör insandır. Çeşitli nedenlerle (hata, yanlış anlama vb.) denetleme sisteminin yetersizliğine neden olabilmektedir. İnsanın yanında makina, finans gibi denetimi sınırlayıcı etkenler vardır.
İç Kontrol Sistemi Ortamı
İşletme içinde denetimi etkin bir biçimde yapacak güvenilir bir sistemin kurulması olayına İç Kontrol Sistemi denir. İşletme içindeki denetim olayında ülke düzeyindeki koşullar, kalifiye eleman sıkıntısı, doğal afetler gibi olaylar iç kontrol sistemini etkileyen dış etmenlerdir.
Ayrıca yönetim yapısı ve işletmeye önderlik gücü, işletmenin organizasyon yapısı, işletmede istihdam edilen personel sayısı, personelin kalitesi, iç denetimin bağımsızlığı, tarafsızlığı, işletmenin mali portresi hep bunlar işletmenin iç etmenleridir.
Temel İlkeler ve Amaçlar
Verimli ve güvenilir, iyi çalışan bir iç denetim sistemi düşünülüyorsa şu teme ilkelere dikkat edilmelidir.
a) Görevlerin ayrımı ilkesi
b) Kıymet hareketlerinin yetkilendirilmiş olması
c) Uygun belgeleme ve muhasebe kayıt düzeninin varolması ilkesi
d) Varlıkların ve muhasebe kayıtlarının fiziki korunması ilkesi
e) Bağımsız mutabakatların yapılması ilkesi
Amaçları ise şöyle özetleyebiliriz;
a) İşletme içinde iş paylaşımı yapılmalı ve her işin yapılışında görev ayrımı belirlenmelidir.
b) Yapılacak iş için o iş üzerine yetişmiş ve yetki ile donanmış kişiler belirlenmelidir. Tek başına sorumluluk kısır döngüye neden olacaktır. Sorumluluğun yanında yetki de verilmelidir.
c) Yapılan işlerin zaman zaman kontrolü; kanuna uygunluğu, işletmenin yaşaması için düzenli bir belgeleme ve kayıt sisteminin oluşturulması bir diğer amaçtır.
d) İşletme içi araç, gereç, demirbaş, belge ve kayıtların korunması gerekir.
e) Denetçiler bağımsız olmalı, belirli dönemlerde ve zaman zaman da aniden denetim yapılmalı, belirlenen aksaklıklar yönetime bildirilmelidir.
Değerlendirme
Standartlara uygun davranarak işletme sistemi hakkında gerekli bilgileri toplayıp, iç kontrol sistemini tespit eden ve bunu denetleyen denetçi en sonunda tespitlerini bir rapor halinde yönetime sunmalıdır.
Denetçi raporunu hazırlarken işletmenin kuvvetli bir rekabet gücü olan yanlarını, rekabet anında çıkabilecek zayıf yanlarını işletme içi belgelemeler arası iletişimleri göz önüne almalıdır. Tüm bunların yanı sıra yönetime kendi önerilerini de iletmelidir.
İSTATİSTİKİ ÖRNEKLEME
Genel
Ana kütleden gelişigüzel seçilmiş az sayıdaki birimlerden oluşan kümenin incelenmesinden elde edilen sonuçlarla ana kütle hakkında genelleşmeye ulaşılmasına istatistiki örnekleme denir.
İstatistiki örnekleme iktisadi, sosyolojik, tıp, fizik, vb. bilim dallarında da sıklıkla kullanılan bir uygulamadır. Muhasebe ve denetim çalışmalarında daha önce Muhasebe Denetiminin Tarihçesinde sözünü ettiğimiz gibi İkinci Dünya Savaşı sonrasında, özellikle son 25-30 senede bilimsel örnekleme yöntemleri kullanılmaya başlanılmıştır.
İstatistiki örneklemenin temel dayanağı Lineer Cebir konusu olan olasılık teorisine dayanır. Dolayısıyla denetimde şu durumlar üzerinde durulmalıdır.
- Denetim için uygun küme kaç birimden oluşturulacaktır?
- Bu kümeyi oluşturacak birimler nasıl belirlenecek?
- Sonuçlar nasıl yorumlanacak?
Muhasebe denetimde istatistiki örneklemenin amacına uygun bir şekilde yapılabilmesi için genel olarak 4 safha vardır.
- Planlama
- Örnek birimlerinin seçimi
- Seçilen birimlerin incelenmesi
- Örnekleme sonuçlarının değerlendirilmesi
İstatistiki Örnek Seçme Teknikleri:
Muhasebe denetiminde kullanılan başlıca örnek seçme teknikleri 3 grupta toplanır.
1) Basit Tesadüfi Seçim Teknikleri
a- Kur'a ile seçim,
b- Tesadüfi sayılar tablosu yardımıyla seçim,
c- Tesadüfi harfler tablosuyla seçim.
2) Sistematik Seçim Tekniği
3) Özel Seçim Teknikleri
a- Tabakalara göre seçim,
b- Kümelere göre seçim,
c- Kademeli seçim.
Basit Tesadüfi Seçim Teknikleri
a-) Kur'a İle Seçim
Denetlenecek birimler numaralandırılır. Gelişigüzel çekim yapılarak denetler belirlenir. Tekniğin eleştiri alan yönü birim sayısının çok olması ve her birime numara verilerek yöntemin uygulanmasında güçlükler karşımıza çıkabilmektedir.
b-) Tesadüfi Sayılar Tablosu Yardımıyla Seçim
Çeşitli sayıların kombinasyonlarından oluşan bir tablo önceden hazırlanmıştır. Denekler de numaralandırılmıştır. Denetçi tablodan gelişigüzel bir sayı seçer. Tabloda bu sayıdan itibaren yatay ve dikey yönde ilerler ve böylece incelenecek miktarda sayı belirler. Belirlenen sayılara karşılık gelen denekler çekilerek incelenir.
c-) Tesadüfi Harfler Tablosu Yardımıyla Seçim
Bu seçimde sayılar yerine harfler ve harflerin kombinasyonundan oluşan tablolar kullanılır. Örneğin; seçilen harfler K ve L ise isimleri ve soyadları K ve L ile başlayan kişilerin hesapları denetlenir.
